Kết nối SMTP (kể cả Gmail)

SMTP là cách gửi mail cũ và phổ thông nhất: bạn đưa cho Smail thông tin đăng nhập hộp thư của bạn, Smail gửi thay bạn y như một phần mềm mail bình thường. Không cần đăng ký dịch vụ mới, dùng luôn hộp thư đang có.

Điểm yếu: hộp thư thường (nhất là Gmail) không được thiết kế để gửi hàng loạt. Gửi nhiều quá, quá nhanh, hoặc bị người nhận báo spam thì nhà cung cấp có thể khóa hộp thư của bạn. Hãy để SMTP làm dịch vụ dự phòng, không phải dịch vụ chính.

Gmail KHÔNG cho dùng mật khẩu thường nữa. Bạn phải tạo một "Mật khẩu ứng dụng" riêng — một chuỗi 16 chữ cái chỉ dùng cho Smail, và gỡ được bất cứ lúc nào mà không ảnh hưởng mật khẩu chính.

1. Vào Tài khoản Google → Bảo mật → bật "Xác minh 2 bước" (bắt buộc, nếu chưa bật)
2. Vẫn ở mục Bảo mật, tìm "Mật khẩu ứng dụng" (App passwords)
3. Tạo mật khẩu mới, đặt tên "Smail"
4. Google hiện 16 chữ cái chia thành 4 nhóm — copy lại, bỏ khoảng trắng cũng được
5. Trong Smail chọn loại SMTP và điền: Máy chủ smtp.gmail.com, Cổng 587, TLS bật
6. Tài khoản là địa chỉ Gmail đầy đủ, Mật khẩu là 16 chữ cái vừa tạo
7. Email người gửi phải chính là địa chỉ Gmail đó

Không thấy mục "Mật khẩu ứng dụng"? Nghĩa là Xác minh 2 bước chưa bật. Bật xong thì mục đó mới hiện ra.

Gmail cá nhân giới hạn khoảng 500 mail/ngày và tính cả mail bạn gửi tay. Khai hạn mức thấp hơn con số đó trong Smail để chừa chỗ cho việc dùng hằng ngày của bạn.

Nếu bạn dùng email theo tên miền công ty do Google cung cấp (ví dụ info@congtyabc.com), cách làm giống hệt Gmail cá nhân ở trên: bật Xác minh 2 bước, tạo Mật khẩu ứng dụng, rồi điền smtp.gmail.com cổng 587. Hạn mức cao hơn Gmail thường — khoảng 2.000 mail mỗi ngày thay vì 500.

Rất nhiều tài khoản Workspace KHÔNG tạo được Mật khẩu ứng dụng, trong khi Gmail thường thì được. Đây là chuyện bình thường, không phải bạn làm sai.

Ba lý do hay gặp: (1) tài khoản chưa bật Xác minh 2 bước — thiếu bước này thì mục Mật khẩu ứng dụng không hiện ra; (2) quản trị viên công ty đã tắt tính năng này cho cả tổ chức; (3) tài khoản đang bật Chương trình bảo vệ nâng cao, hoặc bị bắt buộc đăng nhập bằng khóa bảo mật — cả hai đều chặn Mật khẩu ứng dụng.

Lý do (2) và (3) bạn tự gỡ không được, phải nhờ quản trị viên. Nhưng trước khi đi nhờ, hãy đọc phần dưới — có đường khác nhanh hơn và không cần xin phép ai.

Không tạo được Mật khẩu ứng dụng thì ĐỪNG cố. Bạn đã có tên miền riêng, nên chỉ cần xác minh chính địa chỉ đó ở Brevo, Mailjet hoặc SendGrid — mất 5 phút, không cần DNS, không cần quản trị viên, và mail vẫn đề đúng tên địa chỉ công ty bạn. Lại còn được thêm hàng trăm mail miễn phí mỗi ngày.

Nếu bạn có email theo tên miền công ty (ví dụ ban@congtyabc.com), nhà cung cấp hosting của bạn có thông tin SMTP. Hỏi họ bốn thứ: máy chủ, cổng, tài khoản, mật khẩu.

1. Máy chủ thường có dạng mail.congtyabc.com hoặc smtp.congtyabc.com
2. Cổng thường là 587 (bật TLS) hoặc 465 (bật SSL)
3. Tài khoản thường chính là địa chỉ email đầy đủ
4. Điền vào Smail rồi bấm "Gửi thử" để chắc chắn

Địa chỉ người gửi thường phải cùng tên miền với tài khoản SMTP. Máy chủ sẽ từ chối nếu bạn khai người gửi là địa chỉ thuộc tên miền khác.

1. Khai hạn mức ngày thấp hơn giới hạn thật của hộp thư, chừa chỗ cho việc dùng tay
2. Đặt SMTP xuống thứ tự dùng cuối cùng, để Smail chỉ dùng khi các dịch vụ khác hết lượt
3. Bấm "Gửi thử", nhập email của chính bạn, rồi mở hộp thư kiểm tra

SMTP gửi chậm hơn các dịch vụ API — mỗi mail phải mở một phiên kết nối riêng. Với danh sách vài trăm người, cứ để Smail chạy nền, đừng đóng việc giữa chừng.

"Username and Password not accepted" với Gmail: bạn đang dùng mật khẩu Gmail thường. Phải dùng Mật khẩu ứng dụng 16 chữ cái.

Kết nối treo rồi báo hết giờ: sai cổng. Thử đổi 587 sang 465 hoặc ngược lại, và chỉnh ô TLS cho khớp.